Effektiv kontorindretning og bedre arbejdsmiljø

Kontorlokalerne omkring os vil altid, i mere eller mindre omfang, enten forhindre eller befordre måderne vi arbejder sammen på. Derfor kan indretningen af et erhvervslejemål have stor indflydelse på medarbejdernes samarbejde, trivsel og effektivitet. Vi har talt med Gitte Andersen, der er direktør i Signal Arkitekter og én af C.W. Obel Ejendommes samarbejdspartnere, om indretning og optimering af arbejdsrum. Med mere end 15 års erfaring har Gitte Andersen stor indsigt i, hvad der foregår på en arbejdsplads, når arbejdsmiljøet fungerer godt - og hvad man helt konkret kan gøre for at forbedre det. Som hun indledningsvis fortæller: "Vi er overbeviste om, at rum er et glimrende redskab til rent faktisk at skubbe til forandringer og performances i en virksomhed. Derfor er kontorindretning tæt koblet sammen med, hvordan du skaber bundlinjen i en organisation."

God kontorindretning kan flytte forretningsudviklingen

Det er helt centralt at få topledelsen til at sætte sig ved bordenden tidligt i processen, forklarer Gitte Andersen, for god kontorindretning handler om mere end planter, kaffemaskiner og skillevægge: "Vi er meget optagede af at gøre kontorindretning både målbart og konkret. Det er vigtigt for os at dokumentere, at der faktisk er en klar sammenhæng mellem rum og adfærd. Derfor starter vi altid et projekt med at få topledelsen i tale og får dem til at formulere hvilke performance metrics, der er vitale at flytte sig på i forhold til deres forretningsudvikling."

For Signal Arkitekter er performance metrics et analytisk redskab til at arbejde med arbejdsmiljø og rum ud fra en række målsætninger. Kigger man på de fysiske rammer som et strategisk redskab for performance, bliver det pludseligt meget mere relevant for ledelsen at være med. "I vores rådgivning tager vi afsæt i de performancemål, som topledelsen har formuleret som vitale for deres forretning at forbedre sig på. Disse performancemål omsættes til konkrete effektmål og resultatmål og danner udgangspunkt for den evaluering, vi altid udfører efter brugernes ibrugtagning af de nye fysiske rammer. Det gør vi, så vi efter indflytning rent faktisk kan gå ud og konstatere, om der sker det i rummet, vi gerne vil have til at ske."

Tre enkle spørgsmål til topledelsen

I udgangspunktet er der tre enkle spørgsmål, topledelsen kan stille sig selv som afsæt til at formulere deres performance metrics, forklarer Gitte Andersen. De lyder helt grundlæggende:

1.   Hvad skal vi gøre bedre for at blive ved med at være konkurrencedygtige?
2.   Hvad gør vi allerede godt?
3.   Hvilken uhensigtsmæssig adfærd kunne vi godt tænke os at sige farvel til?

Når man kan svare på de tre ting, får man et rigtig godt overblik over, hvor forandringspotentialet ligger: "Altså, hvad er det vi skal flytte os på, og hvor er vi allerede i gang med den rigtige adfærd. Så kan man begynde at stille de næste spørgsmål - hvilke fysiske rum og rammer er med til at fremme den adfærd, vi ønsker, og hvilke hæmmer det? Så har man ganske enkelt et overblik over, hvor det er, vi skal udfordre organisationen og sætte fokus på ny adfærd."

"Når vi går ud spørger danske topledere, hvad de oplever som den største interne udfordring i organisationen, så siger de stadig: 'vores manglende evne til at arbejde tværfagligt sammen'," forklarer Gitte Andersen. "Hvis det tværfaglige samarbejde stadig er vitalt for organisationers konkurrenceevne, så nytter det ikke noget at isolere folk med vægge. Så skal vi etablere nogle dynamiske teams, hvor folk rent faktisk sidder sammen med dem, de har brug for at koordinere deres viden med i forhold til lige præcis de ydelser eller produkter, de skal udvikle på."

Bedre indretning af kontor kan sænke reaktionstiderne og skabe bedre arbejdsmiljø

"Når vi har fået fastlagt topledelsens målsætning, programmerer vi de fysiske rammer i forhold til virksomhedens performance metrics," forklarer Gitte Andersen. Ved at opstille nogle meget konkrete resultatmål bliver det muligt at rykke på adfærd i organisationen. De fysiske rammer er rent faktisk et effektivt redskab til at ændre på adfærd - og det giver mange gode muligheder for at forbedre arbejdsmiljøet og samarbejdet mellem de enkelte teams og medarbejdere.

"I forbindelse med en flytning eller reorganisering af eksisterende erhvervslejemål, bør virksomheden sætte sig ned og kigge på deres overordnede strategier ud fra spørgsmålet: Hvad er det for nogle performance metrics, det er vigtige for os at forbedre, når vi kigger på de fysiske rammer." Det kan for eksempel være, at man ønsker at sænke reaktionstiderne i dagligdagen, så man i langt højere grad får informationer rundt i organisationen. Helt konkret handler det om, hvordan folk har adgang til hinanden, forklarer Gitte Andersen. Hvem sidder tæt på hvem i forhold til daglig og faglig sparring, og hvor hurtigt kan du få adgang til din nærmeste leder i forhold til de udfordringer, du sidder med. "Det handler også om at se på, hvor høj grad af transparens, der er i organisationen, både fysisk og mentalt. Kan du rent faktisk se, om der er andre kollegaer på arbejde, og ved du, hvad de andre kan, og hvem du skal gå til med spørgsmål, du ikke selv kan svaret på - for ingen af os har jo svaret på alt."

Er du interesseret i at lære mere om, hvordan du skaber de bedste rammer for din virksomhed? Læs mere om fleksible kontorlokaler i Københavns universitetskvarter, eller find ledige lejemål her.