Varmeregnskab på erhvervslejemål – hvad skal du vide?

Modtager du et varmeregnskab på dit erhvervslejemål og er usikker på, om det er rigtigt? Eller vil du vide, hvad du kan forvente, inden du skriver under på en ny kontrakt?

Reglerne for varme og varmeregnskaber på erhvervslejemål er i høj grad styret af, hvad der er aftalt i kontrakten. Men der er også lovbestemte frister og krav, som udlejer skal overholde, uanset hvad kontrakten siger.

Denne artikel giver dig et klart overblik over, hvad varmeregnskabet skal indeholde, hvornår du modtager det, og hvad du kan gøre, hvis du er uenig.

Hvad er et varmeregnskab på et erhvervslejemål?

Et varmeregnskab er en opgørelse over dit faktiske varmeforbrug i det forgangne regnskabsår. Det viser, hvad opvarmningen har kostet i alt, hvad din andel er, hvad du har betalt aconto, og om du skal efterbetale eller have penge retur.

Varmeregnskabet er ikke det samme som lejen. Varmen opkræves separat, typisk som et månedligt acontobeløb, der efterreguleres én gang om året via varmeregnskabet.

For erhvervslejemål gælder det, at udlejer kun må opkræve udgifter til varme, hvis det fremgår af erhvervslejekontrakten. Fremgår varme ikke som en post i kontrakten, har udlejer ikke ret til at opkræve den.

Hvornår skal udlejer sende varmeregnskabet?

Udlejer skal sende varmeregnskabet senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning. Er regnskabsåret eksempelvis afsluttet den 31. december, skal varmeregnskabet være modtaget af lejer senest den 30. april.

Modtager ejendommen varme fra et kollektivt forsyningsanlæg som fjernvarme, gælder en lidt anden regel. Her skal varmeregnskabet være fremsendt senest 3 måneder efter, at udlejer selv har modtaget årsafregningen fra varmeleverandøren. Denne frist gælder dog kun, hvis 4-månedersfristen allerede er udløbet.

Regnskabsåret for varme følger normalt forsyningsselskabets eget regnskabsår og fremgår af kontrakten.

Hvad sker der, hvis udlejer sender varmeregnskabet for sent?

Konsekvensen kan være alvorlig for udlejer. Sender udlejer varmeregnskabet efter fristens udløb, kan udlejer som udgangspunkt miste retten til at kræve efterbetaling fra lejer.

Fristen er til for at beskytte lejer mod uventede regninger lang tid efter regnskabsårets afslutning. Modtager du et varmeregnskab, bør du altid tjekke datoen og sammenligne med, hvornår regnskabsåret sluttede.

Hvad indgår i varmeregnskabet?

Et varmeregnskab for et erhvervslejemål kan indeholde følgende poster:

Opvarmning af lokaler er den primære post og dækker udgiften til at opvarme selve lejemålet. Det kan være fjernvarme, naturgas, varmepumpe eller anden energikilde.

Opvarmning af brugsvand er udgiften til varmt vand og opgøres ofte separat fra rummets opvarmning.

Administration og måleraflæsning kan medtages i regnskabet, men kun hvis det er aftalt i kontrakten.

Vedligeholdelse af varmeanlæg kan medtages, hvis der er tale om lovpålagte eftersyn og kontrol.

Energimærkning kan fordeles over energimærkets gyldighedsperiode og medtages som en forholdsmæssig del hvert år.

Udlejer må ikke medtage almindelige driftsudgifter i varmeregnskabet. Kun udgifter direkte relateret til energiforbruget og lovpålagte kontroller må indgå.

Hvad er acontobetaling og hvordan fungerer det?

Aconto er et månedligt beløb, du betaler til udlejer som et bidrag til dækning af din forventede varmeudgift i løbet af året. Beløbet fastsættes typisk med udgangspunkt i sidste års forbrug og den forventede prisudvikling.

Acontobeløbet er et skøn. Det kan godt vise sig at være for lavt eller for højt, og det er netop derfor der laves et varmeregnskab én gang om året.

Udlejer kan med 6 ugers varsel forhøje acontobeløbet, hvis udgifterne til varme stiger væsentligt i løbet af året. Det kræver dog, at retten til at opkræve aconto fremgår af kontrakten, og at der gives en begrundelse for forhøjelsen.

Hvornår får du penge tilbage — og hvornår skal du betale mere?

Det afhænger af, om dit faktiske varmeforbrug er højere eller lavere end det acontobeløb, du har betalt.

Du får penge tilbage, hvis dine acontobetalinger har oversteget det faktiske forbrug. Det sker typisk, hvis vinteren har været mild, du har brugt lokalerne mindre end forventet, eller acontobeløbet simpelthen har været sat for højt.

Du skal efterbetale, hvis dit faktiske forbrug er højere end det indbetalte acontobeløb. Det sker ofte, hvis energipriserne er steget mere end forventet i løbet af året, eller hvis acontobeløbet ikke er blevet reguleret i takt med priserne.

En stor efterbetaling er ikke nødvendigvis tegn på, at noget er galt. Men du bør altid tjekke, at beregningen er korrekt, og at de poster, der er medtaget, er dem, der er aftalt i kontrakten.

Har du ret til at se dokumentationen bag varmeregnskabet?

Ja. Som lejer har du ret til at få udleveret det underliggende bilagsmateriale, der ligger til grund for varmeregnskabet. Det inkluderer afregning fra fjernvarmeselskabet, måleraflæsninger og eventuelle fakturaer for lovpålagte eftersyn.

Brug retten til at gennemgå dokumentationen, inden du accepterer en stor efterbetaling. Tjek særligt at fordelingstallet for dit lejemål er korrekt, at der ikke er medtaget udgifter der ikke fremgår af din kontrakt, og at måleraflæsningerne stemmer overens med de faktiske tal.

Hvad gør du, hvis du mener varmeregnskabet er forkert?

Du har 6 uger fra du modtog varmeregnskabet til at gøre skriftlig indsigelse. Overholdes den ikke, kan du som udgangspunkt ikke efterfølgende bestride regnskabet.

Indsigelsen skal indeholde en specificeret begrundelse for, hvilke punkter i regnskabet du ikke kan godkende. Det er ikke nok at skrive, at du er uenig. Du skal angive præcis, hvad du mener er forkert og hvorfor.

Hvad bør stå i kontrakten om varme?

For at undgå tvister og uklarhed bør din erhvervslejekontrakt indeholde præcise oplysninger om varme og varmeregnskab. Tjek at disse punkter er med:

Hvem leverer varmen — Er det udlejer, et forsyningsselskab direkte, eller en fælles varmeforsyning i ejendommen?

Fordelingsnøgle — Hvordan fordeles varmeudgiften mellem lejerne? Efter kvadratmeter, forbrugsmålere eller andet?

Acontobeløbets størrelse — Hvad er det månedlige acontobeløb, og hvad er grundlaget for fastsættelsen?

Regnskabsår — Hvornår starter og slutter varmeregnskabsåret?

Hvilke udgifter kan opkræves — Ud over selve energiforbruget: administration, måleraflæsning, eftersyn af varmeanlæg?

Udlejers skøn over de samlede udgifter — Erhvervslejeloven kræver, at udlejer ved kontraktindgåelsen oplyser sit skøn over de udgifter, lejer skal betale. Fremgår dette ikke af kontrakten, kan udgiften ikke opkræves.

Find erhvervslejemål med professionel administration

Hos C.W. Obel Ejendomme udlejer vi erhvervslejemål i København og Aalborg. Vi arbejder med professionel ejendomsadministration og gennemsigtige forbrugsregnskaber, så du altid har overblik over dine udgifter til varme og drift.

Kontakt vores erhvervsafdeling på tlf. 33 33 94 94 eller erhverv@cwobel.com, eller se vores aktuelle ledige erhvervslejemål.