Politik om persondatabehandling

C.W. Obel Ejendomme A/S og tilknyttede virksomheder behandler persondata og har derfor vedtaget denne persondatapolitik. På de følgende sider kan du læse om, hvordan vi behandler oplysninger om dig, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

Du kan kontakte C.W. Obel Ejendomme A/S vedrørende vores indsamling og behandling af personoplysninger ved at skrive til persondata@cwobel.com.

Hvem indsamler og behandler vi oplysninger om?

Vi indsamler og behandler oplysninger om eksisterende og kommende erhvervs- og privatkunder. I nogle tilfælde indsamler og behandler vi også oplysninger om personer med tilknytning til vores kunder – f.eks. medarbejdere, kontaktpersoner etc.

Hvilken type af oplysninger anvender og opbevarer vi?

I C.W. Obel Ejendomme indhenter og anvender vi data om dig i forbindelse med, at du er lejer i en af de ejendomme som selskabet ejer. Det er blandt andet persondata, som vi i henhold til lovgivningen skal behandle, men også persondata, som er nødvendige i forhold til vores lejeaftale med dig.

De data, vi anvender, omfatter som udgangspunkt kun følgende almindelige persondata:

  • Navn og adresse
  • Telefonnummer og e-mailadresse
  • CPR-nummer
  • Andre almindelige oplysninger, herunder tv-billeder i forbindelse med overvågning.

Som udgangspunkt behandler vi ikke særligt personfølsomme data om dig, medmindre vores aftale inkluderer et behov for dette. Behandling af særligt følsomme personoplysninger, såsom biometriske data, etnisk oprindelse og helbredsoplysninger vil kun ske efter samtykke fra dig og kun ske til specifikke formål.

Opsættelse af tv-overvågning vil kun ske efter forudgående aftale med lejerne i ejendommen. Opsættelsen af tv-overvågning vil kun ske i overensstemmelse med reglerne i tv-overvågningsloven. Det betyder blandt andet, at der vil blive skiltet med områder, hvor der er tv-overvågning, at optagelser kun opbevares i henhold til lovgivningen, og at optagelserne i øvrigt vil ske på en sådan måde, at private områder, eksempelvis ind ad dør eller vindue i dit lejemål, ikke filmes.

Til hvilke formål indsamler og opbevarer vi dine persondata?

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål.

Det sker til brug for:

  • Administration af dit lejemål, herunder nødvendig kommunikation med dig
  • Opfyldelse af din anmodning om tjenester, f.eks. adgangskontrol (ADK), tv-overvågning, administration af kantine- og mødefaciliteter o.lign.
  • Fastlæggelse af et retskrav eller til imødegåelse af et retskrav
  • Opfyldelse af lovkrav eller andre retslige krav.

Vi behandler kun data om dig, der er relevante, tilstrækkelige og nødvendige til at opfylde ovennævnte formål. Vi har som udgangspunkt brug for dine persondata for at kunne administrere dit lejemål, hvilket er et lovligt formål. I forbindelse med at opfylde ovennævnte formål kan vi have behov for at indsamle og behandle supplerende personoplysninger om dig for eksempel i forbindelse med myndighedsbehandlinger eller overtrædelser af lejeforholdets vilkår. Du vil i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav eller lignende.

Vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede. Du bedes derfor orientere os om ændringer hertil.

Hvem videregives personoplysningerne til?

Vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være, fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, f.eks. som led i indberetning til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig. Det kan bl.a. være, når vi udarbejder forbrugsregnskaber, tilmelder dig som aftager af el-forbrug på adressen eller tilmelder opkrævning af husleje til Nets. Det kan også være, hvis der behandles tvister i huslejenævnet eller boligretten.

Såfremt vi anvender andre virksomheder til behandling af personoplysninger, som vi er dataansvarlige for, indgår vi databehandleraftaler med de pågældende, som nærmere regulerer virksomhedens behandling af personoplysninger på vores vegne.

Der overføres som hovedprincip ikke personoplysninger til behandling uden for EU/EØS. Hvis der undtagelsesvis vil være behov for en sådan overførsel, vil det kun ske, hvis der foreligger et lovligt overførselsgrundlag. I givet fald vil du blive informeret herom inden overførslen sker.

Hvor længe opbevares personoplysningerne?

Personoplysningerne opbevares så længe, det er nødvendigt i forhold til opfyldelse af det formål, oplysningerne er indsamlet til. Opbevaringsperioden kan derfor variere afhængig af det pågældende formål. Vi har defineret interne sletterutiner og kontrol til sikring heraf.

Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske tiltag vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der bl.a. omfatter, at adgang til persondata, såvel fysisk som systemmæssigt begrænses til de medarbejdere, som har et arbejdsrelateret behov for adgang hertil. Personoplysninger i fysisk form opbevares aflåst, når de ikke er i brug, mens personoplysninger i digital form er beskyttet af adgangskontrol, personlige adgangskoder, der løbende ændres, back-up procedurer samt opdaterede firewalls og antivirusbeskyttelse.

Vi har udarbejdet interne procedurer for håndtering af eventuelle databrud og databehandlingsfejl og underretning af vores lejere og Datatilsynet herom.

Hvilke rettigheder har du?

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du en række rettigheder i henhold til den danske persondatalovgivning:

  • Indsigtsret
  • Ret til berigtigelse
  • Ret til sletning af data
  • Ret til begrænsning af behandling
  • Ret til underretning
  • Ret til at flytte dine oplysninger
  • Ret til indsigelse
  • Ret til ikke at være genstand for en automatisk behandling
  • Ret til underretning ved sikkerhedsbrud
  • Ret til at klage over behandling af dine personoplysninger.

 

Du kan sende en anmodning om dine rettigheder til persondata@cwobel.com. I forbindelse med fremsendelsen af en anmodning skal du oplyse dit fulde navn samt din relation til C.W. Obel Ejendomme.

Når vi har modtaget din anmodning, undersøger vi så hurtigt som muligt, om betingelserne for rettigheden er opfyldt. I bekræftende fald sørger vi for, at rettigheden opfyldes.

Indsigtsret
Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra i det omfang, de ikke er indhentet hos dig, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem der modtager oplysninger om dig, i det omfang vi videregiver oplysninger til andre.

Ret til berigtigelse
Hvis du mener, at de personoplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. I givet fald skal du henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

Ret til sletning af data
Du har ret til at kræve dine personoplysninger slettet hos os, hvis personoplysningerne ikke længere er nødvendige til at opfylde det formål, som de er indsamlet til, eller hvis vores behandling af oplysningerne er baseret på dit samtykke, og du trækker dit samtykke tilbage, og der ikke er et andet retsgrundlag for behandlingen. Du har dog ikke ret til at kræve personoplysninger slettet, hvis behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt, som du er part i, for at vi kan overholde en retlig forpligtelse, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i nogle tilfælde ret til at få vores behandling af dine personoplysninger begrænset. Dette gælder, når

  • du bestrider rigtigheden af oplysningerne
  • behandlingen er ulovlig, og du i stedet for sletning af data ønsker at anvendelsen begrænses
  • vi ikke længere har brug for alle oplysninger til det formål, de er indsamlet, men hvor oplysningerne er nødvendige for, at vi kan håndhæve et retskrav
  • du gør indsigelse mod en behandling i samfundets eller andres interesser.

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er blevet begrænset må de, bortset fra opbevaring, kun behandles med dit samtykke eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en anden fysisk eller juridisk person eller af hensyn til vigtige samfundsinteresser.

Ret til underretning
Du har ret til at få oplysning om alle modtagere, som vi har videregivet eller delt dine personoplysninger med, og at de pågældende modtagere underrettes om en berigtigelse, sletning eller begrænsning af dine personoplysninger, medmindre dette er umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt.

Ret til at flytte dine oplysninger
Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler oplysninger om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder.

Hvis du ønsker at bruge din ret til at flytte dine data (dataportabilitet), vil du modtage dine personoplysninger fra os i et almindeligt anvendt format.

Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod en behandling af dine personoplysninger i samfundets eller andres interesse (legitim interesse), og personoplysningerne må herefter ikke længere behandles, medmindre vi kan påvise vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Du har endvidere til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en behandling af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring.

Ret til ikke at være genstand for en automatisk behandling
Du har ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dig. Dette gælder dog ikke, hvis afgørelsen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, hvis afgørelsen er baseret på dit samtykke, eller hvis afgørelsen er hjemlet i dansk ret.

Ret til underretning ved sikkerhedsbrud
Du har ret til at blive underrettet, hvis vi har et brud på vores persondatasikkerhed, medmindre det er åbenlyst usandsynligt, at bruddet indebærer en risiko for dine rettigheder eller frihedsrettigheder.

Ret til at klage over behandling af dine personoplysninger
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger overtræder den danske persondatalovgivning.

Den hurtige udvikling vedrørende brugen af personoplysninger betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at ændre nærværende politik.

Nærværende politik er gældende fra d. 25. maj 2018.

Dataansvarlig:

C.W. Obel Ejendomme A/S
Vestergade 2C 1456 København K
Tlf. 33 33 94 94
persondato@cwobel.com
cwobel-ejendomme.dk